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Airbnb Verwaltung: Wohnung / Haus verwalten lassen, Aufgaben und Vorteile

Airbnb Verwaltung – Vermieten kann so einfach sein! Für ~ 15 bis 20 % Ihrer Einnahmen, müssen Sie sich um nichts mehr kümmern. Für viele Vermieter ein guter Deal, betrachtet man den Zeitaufwand von Preisanpassungen (Airbnb Mietpreis), Reinigung und Schlüsselübergabe bei Check-in. Lernen Sie hier alles Wichtige über die Aufgaben einer Firma, die sich um die Verwaltung Ihrer Immobilie auf Airbnb kümmert, vom Inserat und Immobilienfoto, über die Gästekommunikation, bis Service und extra Services für steigende Mieteinnahmen.

Aufgaben einer Airbnb Verwaltung (Firma, Agentur)

blankEgal, ob Berlin, Hamburg, München, Frankfurt oder auch Urlaubsregionen wie Mallorca, Südfrankreich oder auch weit weg in den USA oder Asien. Viele Vermieter lagern die operativen Tätigkeiten an spezialisierte Hausverwaltungen aus. Das hat einige Vorteile, denn sie müssen sich nicht mit dem Tagesgeschäft beschäftigen: Mietpreise anpassen, Gästekommunikation, Reinigung und vieles mehr.

Da viel Inhalt, fokussieren wir uns im Ratgeber auf kurze Stichpunktlisten!

Das sind die 10 wichtigsten Aufgaben

Aufgaben im Bereich Vermietung von Unterkünften auf Airbnb:

  1. Aufschaltung und Pflege des Airbnb-Profils
  2. Vermarktung der Unterkunft(u.a. durch professionelle Fotos und Beschreibungen)
  3. Vermittlung von Buchungen
  4. Organisation der Schlüsselübergabe
  5. Reinigung und Wäschepflege zwischen den Aufenthalten
  6. Inventarverwaltung (z.B. Bestellung von Ersatzgegenständen)
  7. Kommunikation mit Gästen (z.B. Beantwortung von Fragen, Bearbeitung von Beschwerden)
  8. Abrechnung und Überweisung der Mieteinnahmen an den Eigentümer
  9. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Preise
  10. Beratung bei der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen (z.B. Meldepflichten)

Sehen wir uns die 10 Aufgabengebiete im Detail an.

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Aufschaltung und Pflege des Airbnb-Profils

blankHierbei geht es darum, ein attraktives und aussagekräftiges Profil für die Ferienimmobilie auf der Plattform Airbnb einzurichten und zu verwalten. Dazu gehört unter anderem:

  • Erstellung einer ausführlichen und ansprechenden Beschreibung der Unterkunft, inklusive aller wichtigen Details wie Ausstattung, Lage, Größe etc.
  • Hochladen von professionellen Fotos, die die Immobilie von ihrer besten Seite zeigen
  • Einrichtung von Buchungsoptionen, wie z.B. Mindestaufenthaltsdauer, Check-in und Check-Out-Zeiten
  • Einstellung von Preisen und Verfügbarkeiten
  • Pflege des Profils durch regelmäßige Aktualisierungen und Überprüfungen

Zusammenfassung:

  • Profilerstellung
  • Beschreibung der Unterkunft
  • Hochladen von ansprechenden Fotos
  • Einrichtung von Buchungsoptionen
  • Einstellung von Preisen und Verfügbarkeiten
  • Pflege des Profils durch regelmäßige Aktualisierungen und Überprüfungen.

Vermarktung der Ferienimmobilie (u.a. durch professionelle Fotos und Beschreibungen)

blankHierbei geht es darum, die Unterkunft auf verschiedenen Plattformen und Kanälen zu bewerben, um möglichst viele potenzielle Gäste zu erreichen. Dazu gehört unter anderem:

  • Erstellung von Anzeigen oder Inseraten auf verschiedenen Online-Portalen oder in Printmedien
  • Nutzung von sozialen Netzwerken, um die Unterkunft zu bewerben
  • Durchführung von Marketingaktionen, wie z.B. Sonderangeboten oder Gutscheinen, um die Buchungsrate zu erhöhen
  • Optimierung der Suchmaschinen-Rankings, um die Unterkunft in den Suchergebnissen von Google und Co. weiter oben zu platzieren

Bei der plattformübergreifenden Vermarktung Ihrer Unterkunft können Ihnen Airbnb Management Tools helfen. Diese koordinieren Buchungen, Preise und Verfügbarkeiten auf verschiedenen Buchungsplattformen.

Eine Airbnb Verwaltung unterstützt Sie in Bezug auf die Vermarktung Ihrer Airbnb Immobilie zusammenfassend bei:

  • Erstellung von Anzeigen oder Inseraten
  • Nutzung von sozialen Netzwerken
  • Durchführung von Marketingaktionen
  • Optimierung der Suchmaschinen-Rankings
  • Erreichung möglichst vieler potenzieller Gäste

Vermittlung und Verwaltung von Buchungen

Auch die Vermittlung von neuen Buchungen gehört zu der Aufgabe der Airbnb Verwaltungsfirma. Diese Aufgabe umfasst die Abwicklung der Buchungen von Anfang bis Ende. Dazu gehört unter anderem:

  • Beantwortung von Anfragen von potenziellen Gästen
  • Überprüfung der Verfügbarkeit der Unterkunft und die Berechnung des Preises
  • Bearbeitung von Buchungsanfragen und die Bestätigung der Buchungen
  • Senden von Buchungsbestätigungen und Rechnungen an die Gäste
  • Verwaltung von Stornierungen und Änderungen
  • Überwachung der Zahlungen und die Bearbeitung von eventuellen Zahlungsproblemen

Organisation der Schlüsselübergabe

blankDiese Aufgabe umfasst die Betreuung der Gäste während ihres Aufenthalts in der Ferienimmobilie. Dazu gehört unter anderem:

  • Bereitstellung von Informationen zur Unterkunft und zur Umgebung
  • Beantwortung von Fragen und Lösung von Problemen, die die Gäste während ihres Aufenthalts haben könnten
  • Organisation von Reinigung und Wäschewechsel
  • Organisation von Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten, die während des Aufenthalts der Gäste erforderlich sind
  • Überwachung des Zustands der Unterkunft nach dem Check-out und eventuell notwendige Reparaturen

Zusammenfassung:

  • Bereitstellung von Informationen
  • Beantwortung von Fragen und Lösung von Problemen
  • Organisation von Reinigung und Wäschewechsel
  • Organisation von Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten
  • Überwachung des Zustands der Unterkunft nach dem Check-out
  • eventuell notwendige Reparaturen

Reinigung und Wäschepflege zwischen den Aufenthalten

blankDiese Aufgabe umfasst die Verwaltung der Finanzen und Buchhaltung der Ferienimmobilie. Dazu gehört unter anderem:

  • Erfassung und Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben
  • Erstellung von Rechnungen und Abrechnungen für Gäste
  • Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
  • Überwachung und Einhaltung von Steuer- und gesetzlichen Anforderungen
  • Durchführung von Zahlungen und Überweisungen

Zusammenfassung:

  • Erfassung und Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben
  • Erstellung von Rechnungen und Abrechnungen für Gäste
  • Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
  • Überwachung und Einhaltung von Steuer- und gesetzlichen Anforderungen
  • Durchführung von Zahlungen und Überweisungen.

Steuerliche Beratung und Unterstützung

Die Verwaltung hilft Ihnen und berät Sie bei steuerlichen Angelegenheiten im Zusammenhang der Vermietung von Ihrer Unterkunft auf Airbnb. Dies beinhaltet die Beratung zu den anfallenden Steuern, wie z.B. Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Einkommensteuer sowie die Unterstützung bei der Erfüllung Ihrer steuerlichen Verpflichtungen.

Eine Airbnb Verwaltung kann hierbei folgende Aufgaben übernehmen:

  • Informieren über die geltenden steuerlichen Regelungen in dem jeweiligen Land
  • Beraten bei der Erfüllung der steuerlichen Verpflichtungen, wie z.B. Anmeldung als Vermieter oder die Erstellung der Steuererklärung
  • Unterstützung bei der Erfassung und Aufbewahrung der notwendigen Unterlagen und Belege
  • Hilfe bei der Berechnung der steuerlichen Auswirkungen der Vermietung auf Airbnb
  • Beratung bei steuerlichen Freibeträgen oder Grenzen für die Vermietung von Ferienwohnungen oder -häusern

Es ist wichtig zu beachten, dass die Steuergesetze je nach Land unterschiedlich sein können und es daher ratsam ist, sich an einen lokalen Steuerberater oder Finanzbehörde zu wenden.

Steuern in Deutschland: Vermieten auf Airbnb

Welche Steuern fallen bei der Vermietung mit Airbnb an und ab wann? Lesen Sie hier mehr:

Wichtig ist auch zu wissen, ab wann unterliegen Sie der gewerblichen Vermietung?

Inventarverwaltung (z.B. Bestellung von Ersatzgegenständen)

Zur Inventarverwaltung gehört insbesondere die Bestellung von Ersatzgegenständen, um sicherzustellen, dass Ihre Immobilie immer in einwandfreiem Zustand für Gäste bereitsteht.

Einige Aufgaben, die unter Inventarverwaltung fallen können, sind:

  1. Überprüfung des Inventars: Prüfung, ob alles vorhanden ist und ob etwas erneuert werden muss
  2. Bestellung von Ersatzgegenständen: Bestellung von Ersatzgegenständen, die benötigt werden, um die Immobilie in einwandfreiem Zustand zu halten
  3. Lagerung von Ersatzgegenständen: Aufbewahrung von Ersatzgegenständen, die für den Notfall bereitstehen
  4. Wartung und Instandhaltung des Inventars: Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten an den Gegenständen des Inventars, um sicherzustellen, dass sie in einwandfreiem Zustand sind
  5. Inventar-Aufzeichnungen: Führen von Aufzeichnungen über das Inventar, z.B., wann es gekauft wurde, wann es ersetzt wurde usw.

Zusammenfassend sorgt die Inventarverwaltung dafür, dass Ihre Gäste bei ihrem Aufenthalt in der Unterkunft über alles verfügen, was sie benötigen und sichergestellt wird, dass dies auch bei allen Gästen so bleibt.

Kommunikation mit Gästen: Kontaktaufnahme bis Abreise

blankDazu gehört vorwiegend die Beantwortung von Fragen und die Bearbeitung von Beschwerden, um sicherzustellen, dass die Gäste einen angenehmen Aufenthalt haben und ihre Bedürfnisse erfüllt werden.

Einige Aufgaben, die unter Kommunikation mit Gästen fallen können, sind:

  • Beantwortung von Fragen
  • Bearbeitung von Anfragen
  • Bearbeitung von Beschwerden
  • Support während des Aufenthalts

Wenn Sie die beste Bewertungen Ihrer Gäste in dem Kriterium Gastfreundschaft und Professionalität erreichen möchten, dann bedenken Sie die 4 Punkte.

Keine Fragen offen lassen

Bei der Beantwortung von Fragen von Gästen, die sich über die Ferienimmobilie, den Check-in oder andere Aspekte des Aufenthalts informieren möchten, sollten keine Fragen offen bleiben. Nur eine offen gebliebene Frage kann dafür sorgen, dass ein Kunde sich gegen die Unterkunft entscheidet.  Wichtig ist also, sich das Mindset des Verkäufers anzueignen. Ohne Mieter, schließlich kein Gewinn für Sie.

Sympathisch wirken von Anfang an

Zeigen Sie Engagement, was die Bearbeitung von Anfragen von Gästen, die die Ferienimmobilie buchen möchten, angeht. Wirken Sie professionell - was nicht bedeutet, dass Sie nicht etwas Persönlichkeit einbringen können. Bei der Buchung von Airbnb Immobilien entscheidet der erste Eindruck. Seinen Sie daher offen und fragen Sie, wie Sie helfen können. Der Mieter möchte schließlich die Sicherheit haben, einen ansprechbaren und sympathischen Vermieter zu haben.

Beschwerden richtig händeln

Auch die Bearbeitung von Beschwerden von Gästen, die unzufrieden sind mit ihrem Aufenthalt oder Aspekten davon, fällt unter Kommunikation mit den Gästen. Gerade hier ist es wichtig, entgegenkommend und freundlich zu sein. Eine schlechte Bewertung kann Ihnen viele weitere Buchungen vermiesen.

Support während und nach dem Aufenthalt

Professionell wirkt es immer auch nach der Abreise der Gäste nach ihrer Meinung zu fragen. An der Stelle können direkt, um eine Bewertung Ihrer Immobilie bitten. Es sollte von Anfang bis Ende jeder Kundenkontakt reibungslos ablaufen.

Zusammenfassend sorgt die Kommunikation mit Gästen dafür, dass die Gäste sich gut aufgehoben fühlen, ihre Fragen und Anliegen schnell und professionell bearbeitet werden und Probleme schnell gelöst werden.

Abrechnung und Überweisung der Mieteinnahmen an den Eigentümer

Dies umfasst die Verwaltung der Buchungen, die Überprüfung der Bezahlungen und die Überweisung der Mieteinnahmen an den Eigentümer. Hierzu zählt die Überwachung und Verwaltung der Buchungen für die Unterkunft, um sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt erfasst und überwacht werden sowie die Überprüfung der Bezahlungen von Gästen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen korrekt und pünktlich eingehen. Im letzten Schritt die Überweisung der Mieteinnahmen an Sie, nach Abzug der Gebühren der Verwaltung.

Einige Aufgaben, die unter Abrechnung und Überweisung der Mieteinnahmen fallen können, sind:

  • Verwaltung der Buchungen
  • Überprüfung der Bezahlungen
  • Überweisung der Mieteinnahmen

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Preise

Dies kann auf verschiedene Faktoren wie die Saisonalität, die Nachfrage in der Region und die Preise von vergleichbaren Immobilien in der Umgebung beruhen. Diese Anpassungen können dazu beitragen, die Auslastung der Immobilie zu maximieren und die Einnahmen des Eigentümers zu steigern.

Zusammenfassung:

  • Regelmäßige Überprüfung der Preise
  • Anpassung der Preise basierend auf Saisonalität, Nachfrage, und vergleichbare Immobilien in der Umgebung
  • Ziel: Maximierung der Auslastung und Steigerung der Einnahmen.

Tipp! Preise automatisch anpassen

Hier haben wir praktische Ratgeber für den optimalen Mietpreis. Nutzen Sie außerdem die smarten Tools von Airbnb selbst, um Ihre Mietpreise an Nachfrage und Angebote anzupassen, um die Konkurrenz im Blick zu behalten und um Verknappungen zu nutzen.

Lernen Sie hier mehr:

Beratung bei der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen (z.B. Meldepflichten)

Last, but not least.

Diese Aufgabe beinhaltet die Beratung bei Meldepflichten, die je nach Region und Land unterschiedlich sein können. Es gibt beispielsweise in manchen Regionen eine Meldepflicht für kurzzeitige Vermietungen. In Bezug darauf kann es Anforderungen geben, die erfüllt werden müssen, um eine Genehmigung für die Vermietung zu erhalten oder um gewerbliche Vermietung zu vermeiden.

Zusammenfassung:

  • Beratung bei Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen
  • Je nach Region und Land unterschiedliche Meldepflichten
  • Hilfe bei Erfüllung von Meldepflichten, um Genehmigung zu erhalten und gewerbliche Vermietung zu vermeiden.
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