Mehrfamilienhaus verwalten: Vorteile, Aufgaben & Pflichten – Tipps für private Vermieter

Mehrfamilienhaus verwalten - Wer in eine einzelne Mietwohnung oder in ein Einfamilienhaus als Kapitalanlage investiert, hat mit der Verwaltung des Objekts meistens einen relativ überschaubaren Aufwand. Möchten Sie jedoch ein komplettes Mehrfamilienhaus verwalten, müssen Sie hierfür jede Menge Zeit und Ressourcen einplanen. Erfahren Sie hier worauf es bei der Verwaltung eines Mehrfamilienhauses ankommt und mit welchen kaufmännischen und technischen Pflichten Sie als Selbstverwalter rechnen müssen. Außerdem am Ende: Die wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Selbstverwaltung. Zurück zur Übersicht: Hausverwaltung.

Mehrfamilienhaus selbst verwalten oder verwalten lassen?

Jede Immobilie muss verwaltet werden. Schließlich müssen die Mietverhältnisse betreut, Finanzen geplant und Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden. Ob Sie hierfür eine professionelle Hausverwaltung bestellen möchten oder Ihr Mehrfamilienhaus am Ende selbst verwalten, ist Ihnen überlassen. Wichtig ist, dass Sie vorab alle Vorteile und Nachteile abwägen.

Vorteile einer Selbstverwaltung

Geringe Verwaltungskosten - Eines der wohl ausschlaggebendsten Argumente, die für eine Selbstverwaltung Ihres Mehrfamilienhauses sprechen, sind die geringen Verwaltungskosten. Je nach Lage und Anbieter können diese bekanntlich schnell zum Renditekiller werden. Entscheiden Sie sich dazu Ihre Immobilie selber zu betreuen, können Sie das ersparte Geld so in neue Projekte und Investitionen stecken.

Persönlicher Kontakt mit Mietern - Als Selbstverwalter kommt Ihnen außerdem der direkte Kontakt mit den Mietern zu Gute. Ein gutes und persönliches Verhältnis beugt eine starke Mieterfluktuation vor. Auch Konflikte lassen sich so in Zukunft schneller und einfacher lösen.

Vorteile der Selbstverwaltung zusammengefasst:

• Kostenersparnis
• persönlicher Kontakt zu Mietern
• stetige Kontrolle & Transparenz

Vorteile einer externen Verwaltung

Expertise & Erfahrung - Auch wenn eine persönliche Verwaltung des Objekts anfangs verlockend klingt, sollte der hiermit verbundene Aufwand nicht unterschätzt werden. Vor allem Anfangs fehlt es oft and wichtiger Expertise und Erfahrung. Hier ist ein externer Verwalter einen Schritt voraus. Er besitzt über Jahre hinweg erworbenes Wissen und ausgiebige Erfahrung im professionellen Immobilienmanagement.

Ob Handwerker, Reinigungspersonal oder Elektriker - Die meisten Hausverwaltungen haben sich im Laufe der Zeit außerdem ein Netzwerk and Dienstleistern aufgebaut, auf das sie bei Bedarf zugreifen können. So wird eine zuverlässige Instandhaltung und Pflege der Liegenschaft gewährleistet.

Hier die Vorteile einer externen Verwaltung:

• wichtige Expertise & Know-How
• jahrelange Erfahrung
• vorhandenes Netzwerk an Dienstleistern

Die Entscheidung, ob Sie Ihr Mehrfamilienhaus selbst verwalten oder nicht, sollte bewusst und unter Berücksichtigung der damit einhergehenden Aufgaben und Pflichten getroffen werden. Vor allem die kaufmännische Verwaltung der Liegenschaft, so wie die technische Verwaltung des Objekts nehmen dabei am meisten Zeit ein. Schauen wir uns nun also die kaufmännischen Pflichten an, die für Sie als Selbstverwalter anfallen:

Kaufmännische Verwaltung eines Mehrfamilienhauses

Um den Werterhalt des Mehrfamilienhauses und die Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten, muss die Liegenschaft vor allem auf operativer Ebene betreut werden. Dazu gehören die Bereiche Rechnungswesen, Auftragsabwicklung, Finanzwesen und Datenmanagement.

Betreuung der Mietverhältnisse: Akquise, Vertrag & Abwicklung

Mieterakquise - Am Anfang der Immobilienverwaltung steht die Akquise solventer Mieter. Das Mietobjekt muss vermarktet, Besichtigungstermine durchgeführt und eine Schufa-Auskunft der Interessenten eingeholt werden. Achten Sie beim späteren Mietvertrag unbedingt darauf, dass dieser rechtssicher ist und dass alle individuellen Vereinbarungen zwischen den Mietern und Ihnen als Vermieter vertraglich festgehalten wurden.

Korrespondenz mit Mietern - Außerdem muss der Kontakt zu den aktuellen Mietern stets gepflegt werden. Als Vermieter sind Sie Ansprechpartner für Mängelanzeigen, überprüfen die monatlichen Mieteinnahmen und mahnen bei Zahlungsverzug verspätete Mieter ab.

Alle Aufgaben rund um die kaufmännische Verwaltung auf einen Blick:

• Vermarktung des freien Mietobjekts
• Durchführung der Besichtigungstermine
• Bonitätsprüfung der Mietinteressenten
• Erstellung, Abwicklung und Kündigung des Mietvertrags
• Wohnungsübergabe & -Abnahme
• Überprüfen der monatlichen Mieteinnahmen
• Entgegennahme der Mängelanzeigen
• Überprüfung der monatlichen Mieteinnahmen 
• Durchführen von Mieterhöhungen
• Abmahnung ausstehender Mieten

Geldverwaltung: Buchführung, Nebenkostenabrechnung & Co.

Zahlungsverpflichtungen & Rechnungen - Neben der Betreuung der Mietverhältnisse, müssen auch die Finanzen des Objekts sorgfältig verwaltet werden. Vor allem wenn Sie ein Miethaus betreuen, in dem mehrere Parteien wohnen, kann der Aufwand für das Finanzmanagement enorm sein. Jede Immobilie kommt mit Zahlungsverpflichtungen einher. Diese gilt es zu überwachen und zu begleichen. Räumen Sie sich außerdem immer etwas Zeit für die Rechnungsüberprüfung ein und rechnen Sie gegebenenfalls nochmal nach, um Fehler zu vermeiden.

Nebenkostenabrechnung - Außerdem müssen die Abrechnungen für die Heiz- und Betriebskosten gesetzeskonform erstellt werden. Zu den in der Betriebskostenverordnung aufgelisteten Nebenkosten, die auf den Mieter umlagefähig sind, gehören zum Beispiel die Grundsteuer, so wie die Kosten für die Wasserversorgung, Heizungsanlage, Gebäudereinigung und Müllbeseitigung. Die Erstellung erfolgt ein Mal im Jahr. Da jeder Mieter das Recht darauf hat, Einsicht in die Abrechnungen zu erhalten, sollten Sie sich hierfür immer etwas Zeit im Kalender freihalten.

Hier alle Pflichten, die zur Geldverwaltung der Liegenschaft gehören:

• Führung der Liegenschaftenbuchhaltung
• Überprüfung der Rechnungen
• Begleichung entstandener Kosten
• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Budgetplanung
• Rechnungsprüfung

Wichtig: Egal ob Nebenkostenabrechnung, Handwerksrechnungen oder fehlende Mieteingänge - eine gute Buchhaltung ist bei der Hausverwaltung das A und O. Sie können die Entwicklung der  Einnahmen und Ausgaben Ihres Mietobjekts manuell festhalten oder auf spezielle Verwaltungssoftwares zurück greifen.

Technische Verwaltung eines Mehrfamilienhauses

Neben der Verwaltung der Mietverhältnisse und der Finanzen sollten Sie außerdem genug Zeit und Ressourcen für die technische Verwaltung der Liegenschaft einplanen. Der Grund hierfür ist gesetzlich verankert: Laut § 535 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Vermieter nämlich dazu verpflichtet, den vertragsgerechten Gebrauch der Mietsache zu gewährleisten.

Aus diesem Grund gehört zum Beispiel die Beauftragung und Koordination von notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen oder Reparaturarbeiten am Objekt zu den technischen Verpflichtungen des Vermieters bzw. des Hausverwalters.

Instandhaltung, Wartung & Modernisierung

Instandhaltung, Wartung & Modernisierung - Neben Instandhaltungsmaßnahen, liegt auch die Planung und Abwicklung von Wartungen oder Modernisierungsmaßnahmen im Verantwortungsbereich des Verwalters. Denn: Funktionieren Aufzug, Klingelanlage, Strom & Co. nicht kann dies gemäß §§ 336 ff BGB als Grundlage für eine Mietminderung dienen.

Objektbegehungen - Aus diesem Grund sollte eine regelmäßige Objektbegehung des Miethauses durchgeführt werden. Durch eine persönliche Begehung der Liegenschaft können Sie sich ein besseres Bild von dem Zustand des Objekts machen und Mängel und Schäden frühzeitig erkennen. Nehmen Sie hierfür gerne den Hausmeister mit und halten Sie alles in einem ausführlichen Protokoll inklusive Bildern fest.

Diese Tätigkeiten sind nötig um die Instandhaltung Ihres Objekts zu garantieren:

• regelmäßige Begehung des Mietobjekts
• Prüfung des Zustands der Wohnungen
• Planung & Delegation von Instandhaltungsmaßnahmen
• Planung & Delegation von Modernisierungsmaßnahmen
• Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern

Beauftragung von Handwerker, Elektriker & Co.

Um eine Immobilie ordnungsgemäß zu pflegen, wird außerdem die Expertise von ausgebildeten Dienstleistern benötigt. Als Vermieter sind Sie zwar nicht selber für die Durchführung der jeweiligen Maßnahmen verantwortlich, dennoch sollten Sie sich regelmäßig die Zeit nehmen und die getätigten Leistungen von Hausmeister, Gärtner, Elektriker & Co. überprüfen.

Hier die wichtigsten Dienstleister für die Objektpflege im Überblick:

• Gärtner
• Hausmeister
• Reinigungspersonal
• Winterdienst
• Handwerker
• Elektriker

Tipps für eine erfolgreiche Selbstverwaltung

Entscheiden Sie sich dazu auf die Erfahrung und Expertise eines professionellen Hausverwalters zu verzichten und die Betreuung Ihres Mehrfamilienhauses selbst in die Hand zu nehmen, sollten Sie sich nicht nur mit den Verpflichtungen rund um die Immobilienverwaltung auskennen, sondern auch mit dem aktuellen Mietrecht, dem örtlichen Mietspiegel und den wichtigsten Versicherungen. Dazu gleich mehr.

Hier vorab unsere Tipps für Selbstverwalter zusammengefasst:

1. Schließen Sie im Vorfeld alle wichtigen Versicherungen ab
2. Setzen Sie sich mit dem örtlichen Mietspiegel auseinander
3. Machen Sie sich mit dem Mietgesetz vertraut
4. Verbessern Sie Ihr Verhandlungsgeschick

Wohngebäudeversicherung, Rechtsschutz & Co.

Jeder macht mal Fehler - auch Hausverwalter und Vermieter. Schäden und Beeinträchtigungen am Eigentum durch unvorhersehbare Ereignisse, Mieter oder Selbstverschulden sind daher keine Seltenheit. Aus diesem Grund empfiehlt es sich immer vorab alle wichtigen Versicherungen abgeschlossen zu haben. Das schützt Sie als Eigentümer vor hohen finanziellen Verlusten und sichert während Ihrer Verwaltungstätigkeiten die eigene Liquidität.

Auf diese Versicherungen sollten Sie nicht verzichten:

• Wohngebäudeversicherung
• Elementarschadenversicherung
• Privathaftpflichtversicherung
• Hausratversicherung
• Rechtsschutz
• ggf. Mietausfallversicherung

Fachwissen über den örtlichen Mietspiegel

Wie bereits erwähnt, werden Sie einen Großteil Ihrer Verwaltungstätigkeit mit der Betreuung der Mietverhältnisse verbringen. Aus diesem Grund ist es besonders ratsam sich mit dem orts- und marktüblichen Mieten auseinander zu setzen. So können Sie eine faire und dennoch rentable Miete verlangen ohne dabei unnötig Geld zu verschenken oder Mietinteressenten zu verschrecken.

Kenntnisse über die aktuelle Gesetzgebung

Neben dem örtlichen Mietspiegel, sollten Sie außerdem mit den aktuellen Gesetzen vertraut sein. Alles Wichtige rund um Ihre Rechte und Pflichten als Vermieter können Sie dem im Bürgerlichen Gesetzbuch definierten Mietrecht entnehmen.

Tipp! Setzen Sie sich außerdem mit den wichtigsten Vorschriften rund um den Mietvertrag (befristet / unbefristet) auseinander, um mögliche Fehler bei der Formulierung einzelner Klauseln zu umgehen.

Verhandlungsgeschick und Fingerspitzengefühl

Für die erfolgreiche Verwaltung sind nicht nur fundierte Markt- und Fachkenntnisse von Vorteil, sondern auch genügend Verhandlungsgeschick. Kombiniert mit ein wenig Fingerspitzengefühl und Einfühlungsvermögen können Sie so neue Mieter schneller akquirieren und die aktuellen Mietbeziehungen pflegen. Auch Mieterfluktuation wird durch ein gutes Verhältnis zwischen Ihnen und den Bewohnern des Mehrfamilienhauses vorgebeugt.

Deshalb sind neben Markt- und Fachkenntnissen auch gewisse Soft Skills von Vorteil:

• schnellere Mieterakquise
• bessere Beziehung zu den aktuellen Mietern
• Vorbeugung von Mieterfluktuation

Fazit: Mehrfamilienhaus verwalten

Es gibt eine Vielzahl an Gründen sich für die eigenständige Verwaltung Ihres Mehrfamilienhauses zu entscheiden. Sie sparen Verwaltungskosten, pflegen eine persönliche Beziehung zu den Mietern und behalten dabei stets den Überblick über Finanzen, Umbaumaßnahmen & Co. Planen Sie Ihre Liegenschaft selber zu betreuen dürfen Sie den hohen Verwaltungsaufwand jedoch nicht unterschätzen. Schließen Sie also vorab alle wichtigen Versicherungen ab und machen Sie sich mit Ihren Rechten und Pflichten als privater Vermieter vertraut.

Hausverwaltung: Ratgeber

Besitzen Sie eine oder mehre Immobilien, wissen Sie, wie aufwendig die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Liegenschaft sein kann. Die professionelle Betreuung einer Immobilie ist zeit- und kostenintensiv und erfordert jede Menge Organisationtalent. Ein qualifizierter Hausverwalter kümmert sich um alle administrativen Tätigkeiten, sowohl bei vermieteten als auch bei nicht-vermieteten Eigentumswohnungen, Mehrfamilienhäusern und Gewerbeobjekten.

Mehr dazu in unserem Ratgeber:

• Hausverwaltung

Und mehr zu den einzelnen Arten der Hausverwaltung hier:

• WEG-Verwaltung
• Mietverwaltung
• Sondereigentumsverwaltung
• Gewerbemietverwaltung