Nebenkostenabrechnung erstellen: Überblick für Vermieter & Vermieterinnen

Nebenkostenabrechnung erstellen 2025 - Als Vermieter oder Vermieterin in Deutschland müssen Sie sich intensiv mit der Berechnung und Abrechnung von Nebenkosten beschäftigen. Eine korrekte Abrechnung ist essenziell, um Missverständnisse oder Streitigkeiten mit Ihren Mietern zu vermeiden. Doch was gehört zu den Nebenkosten, welche Unterlagen müssen Sie sammeln, und wie kommunizieren Sie diese mit Ihren Mietern? In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie Nebenkosten rechtssicher und effizient berechnen und abrechnen.

Was sind Nebenkosten und welche Posten zählen dazu?

In Deutschland gelten Nebenkosten – oft auch Betriebskosten genannt – als alle Kosten, die durch den Gebrauch und die Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen. Grundlage dafür ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Häufige umlagefähige Betriebskosten sind:

Kosten wie Reparaturen oder Modernisierungen dürfen Sie nicht als Nebenkosten weitergeben. Diese gehören zu den Instandhaltungskosten und müssen von Ihnen als Eigentümer getragen werden.

Unterlagen und Dokumente, die Sie sammeln müssen

Für die Erstellung einer transparenten Nebenkostenabrechnung benötigen Sie verschiedene Unterlagen. Sammeln Sie folgende Dokumente:

1. Verträge mit Versorgungsunternehmen (z. B. Wasser, Strom, Heizung).
2. Rechnungen und Belege für Versicherungen und Hausmeisterdienste.
3. Gemeindebescheide für Grundsteuer und Müllgebühren.
4. Zählerstände für Wasser, Heizung und Strom (anfangs und zum Ende des Abrechnungszeitraums).
5. Verteilerschlüssel, der im Mietvertrag festgelegt ist (z. B. nach Wohnfläche).

Halten Sie alle Belege mindestens 12 Monate aufbewahrt, da Mieter ein Recht auf Einsicht haben.

Wie berechnet man die Nebenkosten korrekt?

Beim Nebenkosten berechnen nutzen Sie in der Regel einen Verteilerschlüssel. Die häufigsten Methoden sind:

1. Nach Wohnfläche: Kosten werden proportional zur Größe der Wohnung aufgeteilt.
2. Nach Verbrauch: Heiz- und Wasserkosten werden verbrauchsabhängig anhand von Zählerständen berechnet.
3. Nach Anzahl der Personen: Weniger gebräuchlich, aber sinnvoll für Müll- oder Hausmeisterkosten.

Beispiel:

Betragen die Gesamtkosten für Müllabfuhr 1.000 Euro und die Wohnfläche des Hauses 500 m², zahlt ein Mieter mit einer 50-m²-Wohnung 10 % der Kosten, also 100 Euro.

Verbrauchsabhängige Nebenkosten

Für die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten gilt in Deutschland die Heizkostenverordnung. Mindestens 50 % der Kosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden. Dies erfordert geeichte Zähler. Ohne Zähler könnte es zu Rechtsstreitigkeiten kommen, da Verbrauchsschätzungen nicht zulässig sind.

Fristen und rechtliche Vorgaben

Gemäß § 556 BGB haben Sie als Vermieter maximal 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Danach können Sie keine Nachforderungen mehr stellen, es sei denn, die Verzögerung war nicht Ihre Schuld. Häufig wird das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum genutzt.

Mieter haben wiederum das Recht, die Abrechnung zu prüfen und Einsicht in die Belege zu verlangen. Transparenz ist hier das A und O.

Die Nebenkostenabrechnung erstellen

Eine Nebenkostenabrechnung sollte folgende Punkte enthalten:

• Angaben zum Abrechnungszeitraum: Meistens ein Kalenderjahr.
• Auflistung aller Nebenkosten: Klar getrennt und übersichtlich.
• Verteilerschlüssel: Erläuterung, wie die Kosten aufgeteilt wurden.
• Berechnungen: Darstellung der Gesamtkosten, des Anteils des Mieters und der bereits gezahlten Vorauszahlungen.
• Ergebnis: Angabe, ob eine Nachzahlung erforderlich ist oder ein Guthaben besteht.

Beispiel:

Müllabfuhr (1.000 Euro, nach Wohnfläche), Wasser (600 Euro, nach Verbrauch), Hausmeister (500 Euro, nach Wohnfläche). Der Mieter zahlt entsprechend seiner 50-m²-Wohnung 10 % der Müll- und Hausmeisterkosten sowie seinen individuellen Wasserverbrauch.

Gespräch mit den Mietern: Wie kommuniziert man Nebenkosten?

Eine transparente Kommunikation mit den Mietern ist entscheidend. Klären Sie von Anfang an:

• Welche Kosten in den Nebenkosten enthalten sind.
• Wie der Verteilerschlüssel festgelegt wurde.
• Welche Vorauszahlungen geleistet werden.

Nach Erhalt der Abrechnung sollten Sie Ihren Mietern Zeit geben, die Belege einzusehen und Rückfragen zu stellen. Gehen Sie auf Kritikpunkte ein, um Missverständnisse zu vermeiden.

3 typische Fehler und wie man sie vermeidet

Fehler in der Nebenkostenabrechnung führen oft zu Streitigkeiten. Häufige Probleme sind:

1. Fehlerhafte Verteilerschlüssel: Stellen Sie sicher, dass die Methode im Mietvertrag festgelegt ist.
2. Unerlaubte Kosten: Reparaturen oder Verwaltungskosten dürfen nicht umgelegt werden.
3. Fristversäumnis: Verspätete Abrechnungen sind nicht rechtsgültig.

Nutzen Sie digitale Tools zur Erstellung und Verwaltung Ihrer Abrechnungen, um Fehler zu minimieren.

Fazit: So vermeiden Sie Streit und Ärger

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essenziell für ein gutes Mietverhältnis. Sammeln Sie von Anfang an alle relevanten Belege, legen Sie einen transparenten Verteilerschlüssel fest und kommunizieren Sie offen mit Ihren Mietern. Nutzen Sie digitale Lösungen, um die Abrechnung einfacher und präziser zu gestalten.

Noch ein Tipp: Abrechnungstools

Mein Tipp: Nutzen Sie digitale Abrechnungstools, die speziell für Vermieter entwickelt wurden. Diese Softwarelösungen helfen Ihnen, alle relevanten Kosten automatisch zu erfassen, Verteilerschlüssel anzuwenden und rechtskonforme Abrechnungen zu erstellen.

Viele Programme bieten zudem Schnittstellen zu Energieversorgern und Banken, sodass Daten direkt importiert werden können. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler, die später teuer werden könnten. Eine kleine Investition in solche Tools zahlt sich langfristig durch weniger Aufwand und rechtssichere Abrechnungen aus.

Mit diesen Tipps sind Sie bestens vorbereitet, Ihre Nebenkosten rechtssicher und effizient zu verwalten.